Aufnahmetermine mit mehreren Anbietern koordinieren

Planen Sie jede Aufnahme rückwärts vom ersten vorgesehenen Einsatz. Pro Anbieter müssen Aufnahme, Hörprobe, Korrektur, Freigabe und Dateiübergabe in den Zeitplan passen. Ein gemeinsames Datum „Spot fertig“ zeigt nicht, welche Produktion auf welchen Schritt wartet.

Eine Terminliste je Werbestelle führen

Erfassen Sie je Werbestelle den ersten Einsatz, den vom Anbieter bestätigten Annahmetermin für die Datei, den Aufnahmetermin sowie Fristen für Hörprobe und Korrektur. Ergänzen Sie zuständige Personen und Vertretungen. Fragen Sie nach den technischen Dateivorgaben; eine interne Wunschfrist ist keine bestätigte Annahmefrist.

Bei einem Host-Read klären Sie, wann Faktenbriefing, Entwurf oder Aufnahme vorliegen und welche hörbare Fassung geprüft werden kann. Bei einer Studioproduktion können Sprechertermin, Schnitt und Mischung eigene Abhängigkeiten sein. Tragen Sie nur die Schritte ein, die für die jeweilige Buchung tatsächlich anfallen.

Zeitplan für eine typische Audio-Werbestelle

Den Engpass erkennen

Markieren Sie den letzten Zeitpunkt, zu dem eine Korrektur noch möglich ist, ohne den Einsatz zu verschieben. Berücksichtigen Sie die Zeit der freigebenden Person: Mehrere Hörproben am selben Tag sind nur dann sinnvoll geplant, wenn sie auch geprüft werden können.

Für jede Werbestelle genügt ein klarer Status: Briefing offen, Aufnahme terminiert, Datei zur Prüfung, Korrektur offen, freigegeben oder vom Anbieter angenommen. Vermerken Sie Datum und verantwortliche Person. „Gesendet“ und „für den Einsatz angenommen“ sind verschiedene Zustände.

Wichtige Fakten zur Terminkoordination

Änderungen gezielt verteilen

Ändert sich eine Angebotsbedingung, kennzeichnen Sie die neue Faktenfassung und informieren Sie alle betroffenen Produktionen. Prüfen Sie, welche Aufnahmen noch angepasst werden können und wo eine Neuaufnahme nötig wäre. Nach einem Schnitt hören Sie die geänderte Passage samt Anschlüssen erneut; die Freigabe der früheren Datei gilt nicht automatisch für die neue.

Klären Sie für gefährdete Termine eine konkrete Alternative mit dem jeweiligen Anbieter: eine frühere Aufnahme, eine andere bereits freigegebene Fassung oder ein verschobener Einsatz. Keine dieser Möglichkeiten ist ohne Bestätigung zugesagt.

Vor dem Start sollte zu jeder Werbestelle die freigegebene Dateiversion und die Annahmebestätigung des Anbieters vorliegen. Fehlt eines von beidem, bleibt die Platzierung im Terminplan offen.