Kampagnenunterlagen nach Abschluss archivieren

Die Abschlussakte hält nachvollziehbar fest, was für die Audio-Kampagne vereinbart, freigegeben, als geliefert gemeldet und abgerechnet wurde. Eine Kampagnenkennung verbindet Vertrag, Kreation, Freigabe, Einsatz, Bericht, Abrechnung und dokumentierte Abweichungen.

Ordnen und kennzeichnen Sie die Unterlagen so, dass Zusammenhänge und Fassungen erkennbar bleiben und die Inhalte später lesbar sind. Aufbewahrung und Löschung entscheiden Sie je Dokumentart; für die gesamte Mappe gilt nicht automatisch dieselbe Frist.

Die Abschlussakte zusammenstellen

Ordnen Sie den vereinbarten Auftrag samt Änderungen, die letzte Einsatzliste, maßgebliche Briefings und Skriptstände sowie die tatsächlich freigegebenen Audiodateien zu.

Ergänzen Sie Übergabe- und Stoppbestätigungen, verfügbare Platzierungsbelege, Abschlussberichte, dokumentierte Abweichungen, Rechnungen und Gutschriften.

Nutzen Sie die Kampagnenkennung als gemeinsamen Schlüssel. Ordnen Sie die Akte nach Vertrag, Kreation, Freigabe, Einsatz, Bericht, Abrechnung und Abweichungen; führen Sie diese Kategorien auch in der Inhaltsübersicht.

Kennzeichnen Sie jede Datei mit Dokumentart, Version, Datum, Anbieter und betroffener Werbestelle. So bleiben die Zusammenhänge auch dann erkennbar, wenn Dateien einzeln abgelegt oder abgerufen werden.

Sichern Sie Berichte und Bestätigungen, auf denen Ihre Abnahme beruhte, in lesbarer Form. Ein bloßer Verweis auf ein Anbieter-Dashboard kann später unzugänglich sein.

Wurden Zahlen korrigiert, kennzeichnen Sie den früheren und den berichtigten Stand sowie den Grund der Änderung.

Berichtsbegriffe erhalten

Die Akte sollte zwischen freigegebener Fassung und gemeldeter Lieferung unterscheiden. Übernehmen Sie die tatsächliche Berichtsbezeichnung und ihre Definition, statt alle Werte als „Hörer“ zusammenzufassen.

Sperren Sie die Abschlussakte für den operativen Abruf alter Spots. Bevor Zwischenstände aus einer Arbeitsablage entfernt werden, klären Sie, welche davon für Freigaben, Änderungen oder bestehende Aufbewahrungspflichten benötigt werden. Historische Fassungen mit Nachweiswert bleiben als solche gekennzeichnet.

Fristen und Zugriff je Unterlage prüfen

§ 257 HGB verpflichtet Kaufleute zur geordneten Aufbewahrung: zehn Jahre für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen. Buchungsbelege sind acht Jahre, empfangene und abgesandte Handelsbriefe sechs Jahre aufzubewahren.

§ 14b UStG verlangt, Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Auch § 257 HGB knüpft den Fristbeginn an den Schluss des Kalenderjahres, nennt aber je Unterlagenart unterschiedliche Auslöser. Für Handelsbriefe ist es ihr Empfang oder Versand, für Buchungsbelege ihre Entstehung.

Handelsbriefe sind nach § 257 HGB nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Prüfen Sie deshalb je Kampagnenunterlage, ob sie einer gesetzlichen Kategorie zuzuordnen ist; übertragen Sie eine Rechnungsfrist nicht pauschal auf Kreativdateien oder Berichte.

Für die in § 257 HGB genannten Unterlagen dürfen mit Ausnahme von Eröffnungsbilanzen und Abschlüssen Bild- oder Datenträger verwendet werden, sofern die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung eingehalten sind. Die Wiedergabe muss übereinstimmen, während der Frist verfügbar sein und innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Bei personenbezogenen Daten, etwa Namen, E-Mail-Adressen, Buchungsreferenzen oder Tonaufnahmen, die eine Person erkennen lassen, halten Sie Zweck und erforderlichen Zugriff fest und nehmen nur die dafür erforderlichen Daten auf.

Führen Sie eine Inhaltsübersicht mit Vertrag, Kreation, Freigabe, Einsatz, Bericht, Abrechnung und Abweichungen. Vermerken Sie je Dokumentart die einschlägige Aufbewahrungsentscheidung und, soweit eine gesetzliche Frist gilt, deren Fristbeginn.